El seguimiento como herramienta de gestión.
Todo proyecto se inicia con el fin de obtener un resultado, independientemente del ámbito en el que se desarrolle. Para ello, por lo general, existen algunos pasos a considerar para el éxito.
Particularmente, plantearé las siguientes etapas: Planificación. Ejecución de acciones. Monitoreo de resultados.
Anteriormente, el principal entregable (resultado) en un proceso de planificación estratégica consistía en los documentos que el equipo consultor podía entregar al cliente (planillas, informes, reportes, etc.). En la actualidad el enfoque y las necesidades de las organizaciones están orientadas a los resultados que genera la cadena de valor. Es imperativo incrementar los niveles de facturación, reducir la morosidad de la cartera de clientes y ser eficientes en la gestión de los recursos que se disponen.
El seguimiento se constituye en la acción gerencial por excelencia para conseguir resultados en el corto, mediano y largo plazo y es el eje articulador de las tres etapas antes mencionadas. Es la habilidad de gestionar a las personas y los recursos para obtener resultados concretos, en un tiempo determinado.
Existen diversas metodologías y herramientas tecnológicas (softwares, aplicaciones móviles, etc.) que permiten al gerente monitorear las acciones de su equipo, pero ninguna de ellas será efectiva si no se cuenta con el hábito de establecer controles sistemáticos y permanentes de gestión.
El punto de partida.
Todo proceso de planificación inicia por la definición de objetivos, los cuales nacen de la visión estratégica del directorio. El gerente es el responsable de traducir dichos objetivos a metas con medición mensual, semanal y diaria.
La rutina.
Es imprescindible establecer una rutina en la que se entreguen las metas en forma diaria, se repasen las acciones que se llevarán a cabo y se evalúe el resultado de lo que se hizo. Tener claro el norte y recibir el feedback por el trabajo realizado ayudará a mejorar el desempeño del plantel.
¿Qué pasa si no pasa nada?
Los miembros de las organizaciones necesitan sentirse motivados en el trabajo que realizan. Contar con un sistema de incentivos que premia el buen desempeño y definir un marco de penalizaciones por el no cumplimiento de lo solicitado, sitúa la balanza en su punto justo. Vendedores o funcionarios que identifican que no hay ningún tipo de respuesta a las acciones que realizan se dejarán llevar por la inercia.
Diferencia entre cumplir y acatar.
En las organizaciones podemos encontrar dos tipos de personas, las que cumplen con la tarea asignada, es decir, aquellas que hacen exactamente lo que se les pide, sin agregar ningún tipo de valor adicional, sin dar el toque personal a lo que están haciendo. Son aquellos que “hacen lo que se debe hacer”.
Por otro lado, están las personas que acatan las órdenes, instrucciones y responsabilidades que les son asignadas, éstas son las que ponen todo el empeño al trabajo que se debe hacer. Son los que, movidos por esa actitud de excelencia y deseo de superación, tratar de dejar su sello personal a la tarea que les fue asignada, los que van más allá, los que corren la milla extra.
El gran desafío de gerentes y supervisores de área, consiste en diseñar un sólido plan de incentivos que mantenga motivados a sus equipos.
La autoridad moral.
Para hacer que “las cosas sucedan”, es indispensable que los gerentes sean percibidos por sus equipos como los que lideran el proceso de cambio al interior de la organización y que fueron forjados por estar en el frente de batalla. No solo están dando instrucciones u órdenes, sino, se encuentran en el campo enseñando “cómo hacer”.
Todas las herramientas de gestión, las aptitudes y actitudes de los equipos de trabajo, y las acciones que éstos emprenden encuentran en el seguimiento, el “marcapasos” más efectivo para la consecución de los resultados. Es en el trabajo sistemático del día a día donde los grandes objetivos estratégicos toman forman. No existen los atajos para obtener mejores resultados.
